Handelsregister der Kantone: So prüfen Sie ein Unternehmen in der Schweiz

Was sich im Handelsregister prüfen lässt

Für das Eidgenössische Amt für das Handelsregister (EAHR) ist das Handelsregister eine offizielle Quelle für wirtschaftliche Informationen über Unternehmen. Seine Öffentlichkeit gewährleistet die Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr und schützt den guten Glauben. Die rechtlich vorgeschriebenen Tatsachen werden darin eingetragen und anschliessend im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) veröffentlicht.

Die Eintragung offenbart die rechtliche Identität eines Partners: Rechtsform, Firma, Sitz, Adresse, Zweck und die zur Vertretung befugten Personen. Je nach Fall kommen das Aktien- oder Stammkapital, die Organe und die Zeichnungsberechtigung hinzu. Diese Angaben finden sich in den kantonalen Datenbanken, welche die öffentlichen Informationen der eingetragenen Entitäten anzeigen.

In einigen Kantonen sind die Auszüge und andere Dokumente online einsehbar und als PDF herunterladbar, insbesondere im Kanton Neuenburg. Anderswo, wie etwa im Kanton Waadt, kann man einen Auszug oder Kopien von Belegen, beispielsweise die Statuten, bestellen.

Für eine seriöse Prüfung sollten Sie zwei Perspektiven kombinieren: die öffentlichen Daten des Registers – wer ist die Entität und wer vertritt sie – sowie den offiziellen Auszug, der den Inhalt der Eintragung formell bestätigt.

Ein Unternehmen im zuständigen Kanton suchen

Die Suche beginnt im Kanton der Eintragung: Jeder Kanton führt sein eigenes Register und betreibt seine eigene Suchmaschine. Mehrere Westschweizer Kantone – Genf, Neuenburg, Waadt und Freiburg – bieten einen Online-Zugang. Genf verfügt über ein eigenes Portal für das Handelsregister, Neuenburg über ein Portal zur Suche nach Unternehmen und Gesellschaften, Waadt verweist auf seine kantonale Suchmaschine und Freiburg ermöglicht die Abfrage der kantonalen Datenbank.

Die Suche erfolgt in der Regel nach Firma oder nach Stichwort. In Neuenburg öffnet das Portal die öffentlichen Informationen der eingetragenen Entitäten: Rechtsform, Firma, Sitz, Adresse, Zweck und die Personen, die die Entität vertreten können. In diesem Kanton sind die Auszüge und bestimmte andere Dokumente online einsehbar und im PDF-Format herunterladbar.

Mehrere dieser Portals verweisen auch auf Zefix, den eidgenössischen Index der Handelsfirmen, für eine schweizweite Suche. Der richtige Ansatz ist doppelt: Der Kanton für die Akte und die Belege, Zefix für den nationalen Überblick.

Vorsicht bei Zwischenhändlern: Die private Plattform Entreprendre.ch übernimmt für Genf gewisse Schritte im Zusammenhang mit dem Handelsregister. Sie weist selbst darauf hin, dass sie nicht das offizielle Handelsregister ist, und verweist auf die Dienste des Staates Genf. Zur Überprüfung nutzen Sie direkt die offiziellen kantonalen Portale.

Zefix für eine schweizweite Prüfung nutzen

Das EAHR führt ein nationales Verzeichnis der Handelsfirmen, das täglich aktualisiert wird und auf Zefix einsehbar ist. Dieses Tool eignet sich, wenn der Sitzkanton unbekannt ist oder wenn man sicherstellen möchte, dass eine Entität nicht anderswo in der Schweiz eingetragen ist.

Zefix beschränkt sich auf einzelne Abfragen mit Filtern zur Eingrenzung der Suche. Es gibt kein Abonnement und es ist unmöglich, die gesamte Datenbank oder Teile davon zu erhalten: Man kann also kein vollständiges Verzeichnis der Schweizer Unternehmen herunterladen.

Für technischere Anwendungen stellt das EAHR neben der Webanwendung eine REST-API zur Verfügung, deren Dokumentation online publiziert ist. Ein Zugang oder zusätzliche Informationen können per E-Mail an [email protected] angefordert werden.

Ein Teil der Daten dieses Verzeichnisses ist auch auf opendata.swiss einsehbar. Der Datensatz enthält die täglich aktualisierten Basisdaten der aktiven, im Handelsregister eingetragenen juristischen Personen – Firma oder Name, Sitz und Domiziladresse – mit Beispielen für SPARQL-Abfragen.

Wichtige Kennzahlen zum Handelsregister in der Schweiz

Die Eintragung im SHAB bestätigen

Das Schweizerische Handelsamtsblatt (SHAB) ist das Publikationsorgan des Handelsregisters. Es veröffentlicht die rechtlich vorgeschriebenen Tatsachen, zunächst für privatrechtliche Subjekte, dann teilweise für Institute des halböffentlichen oder öffentlichen Rechts.

Der Abgleich einer Information, die in einem kantonalen Register oder auf Zefix gefunden wurde, mit dem SHAB bestätigt, dass ein Ereignis tatsächlich publiziert wurde: Eintragung, Änderung oder Löschung. Zudem ist die Publikation im amtlichen Blatt die Voraussetzung für die kostenlose Bereitstellung des ordentlichen Auszugs.

Praktisch prüft man, ob die betreffende Entität, der Gegenstand der Publikation und das angekündigte Ereignis mit den Angaben des Partners übereinstimmen. Eine Unstimmigkeit zwischen Register, Zefix und SHAB – oder das Fehlen der Publikation einer angekündigten Änderung – rechtfertigt eine vertiefte Prüfung, bevor man sich engagiert.

Einen ordentlichen oder beglaubigten Auszug beziehen

Zwei Dokumente werden oft verwechselt. Der ordentliche Auszug ist kostenlos, sobald die Eintragung im SHAB veröffentlicht wurde: Er gibt Zugang zu den öffentlichen Daten. Der beglaubigte Auszug wird gegen Gebühr beim Kanton bestellt; er attestiert offiziell den Inhalt der Eintragung.

Das beglaubigte Dokument dient, wenn ein beweiskräftiges Dokument verlangt wird: Bank, Behörde oder Geschäftspartner. Es kann für die Kontoeröffnung, in einem Verwaltungsverfahren oder vor Vertragsabschluss angefordert werden.

Da nur die Kantone die Gebühren des Handelsregisters erheben, läuft die Bestellung eines beglaubigten Auszugs immer über die offizielle kantonale Stelle. Die private Plattform Entreprendre.ch präzisiert, dass sie keine Auszüge verkauft, und verweist für diesen Schritt an den Kanton.

Der richtige Reflex: Die öffentlichen Daten kostenlos konsultieren, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen, und einen beglaubigten Auszug nur dann bestellen, wenn ein Dritter dies formell verlangt.

Unterschiede zwischen den Dokumenten des Handelsregisters

Eine Firma oder einen Namen mit Regix prüfen

Regix ermöglicht es, beim EAHR prüfen zu lassen, ob bestimmte Handelsfirmen oder Namen bereits in der zentralen Datenbank des Amtes registriert sind oder ob es ähnliche Bezeichnungen gibt.

Der Nutzen ist zweifach. Im Vorfeld, vor der Wahl oder Hinterlegung einer Firma, hilft diese Prüfung, bestehende oder ähnliche Bezeichnungen zu erkennen und das Risiko von Verwechslungen zu begrenzen. Bei einer Überprüfung erlaubt die Suche nach ähnlichen Bezeichnungen, Fälle zu entdecken, in denen ein irreführender Name neben dem eines etablierten Akteurs steht.

Regix ergänzt somit Zefix und die kantonalen Portale: Regix betrifft den Namen und ähnliche Bezeichnungen, Zefix den nationalen Index der Handelsfirmen und die kantonalen Portale die tatsächlich eingetragene Entität sowie die sie vertretenden Personen.

Falsche Dokumente und Rechnungen im Zusammenhang mit dem Handelsregister erkennen

Das EAHR warnt: Derzeit zirkulieren Rechnungen, die scheinbar vom Amt stammen. Doch nur die Kantone sind für die Gebühren des Handelsregisters zuständig; eine Bundesbehörde sendet keine Rechnungen für Eintragungen im Handelsregister.

Im Zweifelsfall zahlen Sie nicht und prüfen Sie die Herkunft des Schreibens. Falsche Rechnungen können beim SECO gemeldet werden, per E-Mail an [email protected]. Sie können auch selbst bei der nächstgelegenen Polizeistelle Strafanzeige erstatten. Das SECO hat eine Broschüre über den Adressbuchbetrug veröffentlicht, ein verwandtes Verfahren.

Die einfachste Gegenmassnahme bleibt die Überprüfung an der Quelle: Konsultieren Sie das kantonale Portal des Handelsregisters oder Zefix, um die Eintragung zu bestätigen, und nutzen Sie für jede Bestellung oder Zahlung nur die offiziellen Koordinaten und Kanäle der Kantone.

Die Prüfung mit TranspaReg und den wirtschaftlich Berechtigten ergänzen

Das Schweizer Transparenzregister (TranspaReg) soll am 1. Oktober 2026 eröffnet werden. Gemäss dem Portal des Handelsregisters des Kantons Genf handelt es sich um eine neue Datenbank, in der mehr als 500'000 Unternehmen in der Schweiz ihre wirtschaftlich Berechtigten über die Plattform EasyGov melden müssen.

Wirtschaftlich Berechtigte sind die natürlichen Personen, die ein Unternehmen kontrollieren oder die am meisten vom Gewinn dieses Unternehmens profitieren. Dieser Begriff ergänzt die Unternehmensprüfung: Über die eingetragenen Organe und die Zeichnungsberechtigung hinaus zielt er auf die natürlichen Personen ab, die tatsächlich hinter der Struktur stehen.

Für Prüfungen, die vor diesem Termin durchgeführt werden, ist TranspaReg noch keine nutzbare Quelle, da die Eröffnung für den 1. Oktober 2026 vorgesehen ist. Bis dahin stützt sich die Kontrolle auf das kantonale Handelsregister, Zefix, das SHAB und, falls die Situation es erfordert, auf einen beglaubigten Auszug.