Zefix und kantonale Handelsregister: Wo liegen die Unterschiede?

Zwei Ebenen, dieselbe Eintragung

Das schweizerische Handelsregister ist keine einheitliche, zentrale Datenbank. Es wird dezentral geführt: Jeder Kanton verfügt über ein eigenes Handelsregisteramt, das für die Rechtseinheiten mit Sitz auf seinem Gebiet zuständig ist. Daraus ergeben sich 26 kantonale Register, die jedoch denselben bundesrechtlichen Vorschriften unterliegen.

Auf Bundesebene übt das Eidgenössische Amt für das Handelsregister (EAHR), das dem Bundesamt für Justiz angegliedert ist, die Oberaufsicht aus und sorgt für die Harmonisierung. Es betreibt Zefix, den zentralen Index, der die Eintragungen der Kantone an einem nationalen Zugangspunkt zusammenführt.

Der Unterschied liegt in der Funktion: Der Kanton nimmt Eintragungen vor, ändert oder löscht diese und beglaubigt Auszüge; Zefix fasst die Daten zusammen und stellt sie dar. Eine Unternehmung wird nie «in Zefix» eingetragen; sie wird in einem kantonalen Register erfasst, welches Zefix abbildet.

Das kantonale Register: Zuständige Anlaufstelle und offizielle Quelle

Das kantonale Handelsregisteramt begleitet die gesamte Lebensdauer einer Rechtseinheit: Gründung, Änderungen in den Organen oder im Zweck, Sitzverlegung, Auflösung und Löschung. Es stellt zudem beglaubigte Auszüge aus und erhebt die entsprechenden Gebühren.

Für jede eingetragene Einheit verzeichnet das Register die Firma, die UID-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX), die Rechtsform, den Sitz, den Zweck, das Kapital sowie die Organe (Verwaltungsräte, Geschäftsführer, zeichnungsberechtigte Personen). Es beweist die Existenz und die Vertretungsbefugnis der eingetragenen Einheiten.

Die Eintragung ist für Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung), Personengesellschaften sowie für Vereine oder Stiftungen, die dieser Pflicht unterliegen, obligatorisch; je nach gewählter Rechtsform verleiht sie die Rechtspersönlichkeit oder die volle Handlungsfähigkeit. Eine Einzelfirma muss sich eintragen lassen, sobald ihr Jahresumsatz die gesetzliche Schwelle überschreitet; darunter ist die Eintragung freiwillig möglich.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Tatsachen werden eingetragen und im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) veröffentlicht. Diese Publikation gewährleistet die Öffentlichkeit des Registers und dient der Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr sowie dem Schutz des guten Glaubens.

Zefix: Der zentrale Abfrage-Index

Das EAHR führt ein zentrales Firmenverzeichnis, das täglich aktualisiert wird und über Zefix abrufbar ist. Die Suche ist kostenlos und erfolgt nach Firma oder UID-Nummer.

Zefix aggregiert die Daten der 26 kantonalen Register – Firma, Sitz, Domiziladresse, rechtliche Informationen – und verweist auf das Register des zuständigen Kantons. Es ist der nationale Einstiegspunkt, um eine Unternehmung zu identifizieren, ohne deren Kanton im Voraus zu kennen.

Der Zugriff erfolgt über mehrere Kanäle: Webanwendung, REST-API und mobile Applikation. Zudem können dort die täglichen Publikationen des Handelsregisters im SHAB eingesehen werden.

Wichtige Fakten zu Zefix und den kantonalen Registern

Auf Zefix suchen, beim Kanton handeln

Der übliche Ablauf gestaltet sich in zwei Schritten. Zuerst erfolgt eine Recherche auf Zefix zur Identifizierung der Einheit: exakte Firma, Sitz, UID-Nummer, Rechtsform, Organe.

Anschliessend wird das Verfahren beim Handelsregisteramt des Sitzkantons fortgesetzt, je nach Bedarf: offizieller und beglaubigter Auszug (dieser Schritt kann gebührenpflichtig sein), Anmeldung einer Änderung oder Löschung, Hinterlegung der erforderlichen Belege.

Die Weiterleitung von Zefix zum zuständigen Kanton erspart es, selbst das richtige Amt zu suchen. Die angemeldeten Eintragungen und Änderungen werden laufend im SHAB veröffentlicht.

Was Zefix nicht ersetzt

Das Angebot von Zefix beschränkt sich auf individuelle Abfragen mit Filtern zur Eingrenzung der Suche. Es werden keine Abonnements angeboten, und es ist nicht möglich, die gesamte Datenbank oder Teile davon herunterzuladen.

Zefix verwaltet keine kantonalen Dossiers und ersetzt nicht die Eintragungsbehörde: Es stellt keine Verfügungen aus, ersetzt keinen beglaubigten Auszug und kassiert keine Eintragungsgebühren, die ausschliesslich Sache der Kantone sind.

Diese Aufteilung hilft, Betrugsversuche zu erkennen. Das EAHR weist darauf hin, dass Rechnungen im Umlauf sind, die scheinbar von seinen Dienststellen stammen. Eine Bundesbehörde sendet keine Rechnungen für Eintragungen im Handelsregister. Solche Dokumente können dem SECO unter [email protected] gemeldet oder bei der nächsten Polizeistelle zur Anzeige gebracht werden. Das SECO dokumentiert diese Praxis in einer Broschüre zum Thema Adressbuchbetrug.

Regix, API und Open Data: Die Ergänzungen zu Zefix

Regix ermöglicht es, beim EAHR prüfen zu lassen, ob Firmen oder Namen bereits im zentralen Register eingetragen sind oder ob ähnliche Bezeichnungen existieren. Dies ist das Werkzeug, das vor der Festlegung einer Firma konsultiert werden sollte.

Für den technischen Zugriff bietet das EAHR eine REST-API an, deren Dokumentation online veröffentlicht ist; der Zugang wird per E-Mail an [email protected] beantragt.

Ein Teil der Daten des zentralen Index ist auf opendata.swiss einsehbar. Der Datensatz enthält die täglich aktualisierten Basisdaten der aktiven Rechtseinheiten, die im Handelsregister eingetragen sind – Firma oder Name, Sitz, Domiziladresse – und wird durch Beispiele für SPARQL-Abfragen ergänzt.

Je nach Bedarf wählen

Prüfen, ob eine Unternehmung existiert, ihren Sitz, ihre UID-Nummer oder ihre Rechtsform kennen: kostenlose Suche auf Zefix, nach Name oder UID.

Kontrollieren, ob eine Firma noch frei ist oder einer bestehenden Bezeichnung ähnelt: Regix, beim EAHR.

Ein rechtskräftiges Dokument erhalten, eine Änderung der Organe, eine Sitzverlegung oder eine Löschung anmelden oder eine Gebühr bezahlen: das Handelsregisteramt des Sitzkantons.

Veröffentlichte Änderungen verfolgen: die täglichen Publikationen des SHAB, einsehbar via Zefix.

Ein Informationssystem speisen: die REST-API von Zefix, nach Zugangsbeantragung an [email protected], oder die offenen Daten auf opendata.swiss.

Eine verdächtige Rechnung erkennen: Ein Schreiben, das im Namen des EAHR eine Zahlung für eine Eintragung im Handelsregister verlangt, stammt nicht von der Bundesbehörde; nur der Kanton stellt seine Gebühren in Rechnung.