Zefix et registres cantonaux : quelles différences ?

Deux niveaux, une même inscription

Le registre du commerce suisse n’est pas unique. Il est tenu de façon décentralisée : chaque canton a son office du registre du commerce, compétent pour les entités dont le siège est sur son territoire. D’où 26 registres cantonaux, soumis aux mêmes règles fédérales.

Au niveau fédéral, l’Office fédéral du registre du commerce (OFRC), rattaché à l’Office fédéral de la justice, exerce la haute surveillance et l’harmonisation. Il gère Zefix, l’index central qui réunit les inscriptions des cantons en un point d’entrée national.

La différence est de rôle : le canton inscrit, modifie, radie et certifie ; Zefix agrège et affiche. Une entreprise n’est jamais inscrite « dans Zefix » ; elle l’est dans un registre cantonal, que Zefix reflète.

Le registre cantonal : guichet compétent et source officielle

L’office cantonal du registre du commerce suit toute la vie de l’entité : création, modifications d’organes ou de but, transfert de siège, dissolution et radiation. Il délivre aussi les extraits certifiés et perçoit les émoluments correspondants.

Pour chaque entité inscrite, le registre recense la raison sociale, le numéro IDE (CHE-XXX.XXX.XXX), la forme juridique, le siège, le but social, le capital et les organes (administrateurs, associés gérants, signataires autorisés). Il fait foi de l’existence et de la représentation des entités inscrites.

L’inscription est obligatoire pour les sociétés de capitaux (société anonyme, société à responsabilité limitée), les sociétés de personnes et les associations ou fondations soumises à cette obligation ; selon la forme choisie, elle confère la personnalité juridique ou la pleine capacité. Une raison individuelle doit s’inscrire dès que son chiffre d’affaires annuel dépasse le seuil légal ; en dessous, l’inscription reste possible à titre volontaire.

Les faits juridiquement obligatoires sont inscrits et publiés dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC/SHAB). Cette publication assure la publicité du registre et sert la sécurité du droit dans les relations d’affaires ainsi que la protection de la bonne foi.

Zefix : l'index central de consultation

L’OFRC tient un répertoire central des raisons de commerce, actualisé chaque jour et consultable sur Zefix. La recherche, gratuite, se fait par raison sociale ou par numéro IDE.

Zefix agrège les données des 26 registres cantonaux — raison sociale, siège, adresse de domicile, informations légales — et renvoie au registre du canton compétent. C’est le point d’entrée national pour identifier une entreprise sans connaître son canton au départ.

L’accès passe par plusieurs canaux : application web, API REST et application mobile. On peut aussi y consulter les publications quotidiennes du registre du commerce dans la FOSC.

Faits clés sur Zefix et les registres cantonaux

Chercher sur Zefix, agir auprès du canton

Le parcours habituel se fait en deux temps. D’abord, une recherche sur Zefix pour identifier l’entité : raison sociale exacte, siège, numéro IDE, forme juridique, organes.

Ensuite, la démarche se poursuit auprès de l’office cantonal du canton du siège, selon le besoin : extrait officiel et certifié (démarche pouvant donner lieu à un émolument), annonce d’une modification ou d’une radiation, dépôt des pièces justificatives.

Le renvoi de Zefix vers le canton compétent évite de chercher soi-même l’office à saisir. Les inscriptions et modifications annoncées sont publiées au fil de l’eau dans la FOSC.

Ce que Zefix ne remplace pas

L’offre de Zefix se limite à des requêtes individuelles, avec des filtres pour restreindre la recherche. Aucun abonnement n’est proposé et il est impossible d’obtenir tout ou partie de la base de données.

Zefix ne tient pas les dossiers cantonaux et ne remplace pas l’autorité d’inscription : il ne délivre pas les décisions, ne remplace pas l’extrait certifié et n’encaisse pas les émoluments d’inscription, qui relèvent uniquement des cantons.

Cette répartition aide à repérer les tentatives d’arnaque. L’OFRC signale que des factures semblant venir de ses services circulent. Une autorité fédérale n’envoie pas de factures pour des inscriptions au registre du commerce. Ces documents peuvent être signalés au SECO à [email protected], ou faire l’objet d’une plainte auprès du poste de police le plus proche. Le SECO documente cette pratique dans une brochure consacrée à l’arnaque à l’annuaire.

Regix, API et données ouvertes : les compléments de Zefix

Regix permet de faire vérifier auprès de l’OFRC si des raisons de commerce ou des noms sont déjà enregistrés dans le registre central, ou s’il existe des désignations similaires. C’est l’outil à consulter avant de fixer une raison sociale.

Pour un accès technique, l’OFRC propose une API REST dont la documentation est publiée en ligne ; l’accès se demande par courriel à [email protected].

Une partie des données de l’index central est consultable sur opendata.swiss. Le jeu de données contient les données de base, actualisées chaque jour, des entités juridiques actives inscrites au registre du commerce — raison sociale ou nom, siège, adresse de domicile — et il est accompagné d’exemples de requêtes SPARQL.

Choisir selon son besoin

Vérifier qu’une entreprise existe, connaître son siège, son numéro IDE ou sa forme juridique : recherche gratuite sur Zefix, par nom ou par IDE.

Contrôler qu’une raison sociale est encore libre ou proche d’une désignation existante : Regix, auprès de l’OFRC.

Obtenir un document opposable, annoncer une modification d’organes, un transfert de siège ou une radiation, ou payer un émolument : l’office cantonal du registre du commerce du siège.

Suivre les changements publiés : les publications quotidiennes de la FOSC, consultables via Zefix.

Alimenter un système d’information : l’API REST de Zefix, sur demande d’accès à [email protected], ou les données ouvertes sur opendata.swiss.

Repérer une facture suspecte : un courrier réclamant un paiement au nom de l’OFRC pour une inscription au registre du commerce ne vient pas de l’autorité fédérale ; seul le canton facture ses émoluments.