Name, Sitz und UID-Nummer: Welche Unternehmensdaten sind in der Schweiz öffentlich?

Drei Identifikatoren, drei Logiken – nicht verwechseln

Ein Schweizer Unternehmen wird durch drei verschiedene Merkmale beschrieben. Die Firma ist der Name, unter dem es tätig ist und durch die Eintragung geschützt wird. Der Sitz ist der Ort der Zustellungsadresse. Die UID-Nummer ist die administrative Referenz, die das Unternehmen bei den Behörden identifiziert.

Die UID identifiziert die Einheit. Die Eintragung im Handelsregister gibt Aufschluss über die rechtliche Situation. Die MWST-Registrierung bestimmt den Status in diesem Steuerregister. Diese drei Quellen haben unterschiedliche Öffentlichkeitsbereiche. Eine UID-Nummer beweist weder eine Eintragung im Handelsregister noch eine MWST-Pflicht.

Die Regime sind getrennt. Die UID wird vom Bundesamt für Statistik (BFS) zugewiesen. Das Handelsregister ist eine öffentliche Datenbank, die von den Kantonen unter der Oberaufsicht des Bundes geführt wird. Die MWST-Pflicht fällt unter ein Steuerregister.

Das Handelsregister wird durch die Handelsregisterverordnung (HRegV) geregelt. Die UID-Nummer hängt vom Bundesgesetz über die Unternehmens-Identifikationsnummer (UIDG) und seiner Verordnung (UIDV) ab.

Unterschiede zwischen den drei Unternehmensidentifikatoren in der Schweiz

Was die Eintragung im Handelsregister öffentlich macht

Das Handelsregister enthält Informationen zur Rechtsform, zum Eigentum und zur Führung der eingetragenen Unternehmen und juristischen Personen. Es veröffentlicht ihre Rechtsverhältnisse und macht sie transparent. Der Bund übt die Oberaufsicht aus und führt ein zentrales Register, das täglich aktualisiert wird. Dieses Register ist über den Zentralen Firmenindex Zefix zugänglich. Die tägliche Verwaltung obliegt den Kantonen.

Die Eintragungspflicht hängt von der Rechtsform und dem Kanal ab. Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens CHF 100'000 müssen sich selbst eintragen lassen. Dasselbe gilt für Kollektivgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Vereine, die eine kaufmännische Tätigkeit ausüben, sowie für Zweigniederlassungen schweizerischer und ausländischer Unternehmen.

Ein Notar muss hingegen Aktiengesellschaften (AG), Kommanditaktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Genossenschaften und Stiftungen eintragen. Familien- und kirchliche Stiftungen sind ausgenommen.

Der Zugang steht allen offen. Jede Person kann kostenlos Auszüge über ein Unternehmen beim Handelsregister anfordern. Juristische Personen können auch die Statuten gegen eine Gebühr anfordern.

Die Auszüge können online auf Zefix eingesehen werden. Das Schweizerische Handelsamtsblatt (SHAB) veröffentlicht die neuesten offiziellen Informationen sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Bekanntmachungen. Die Eintragungen werden elektronisch publiziert (Art. 35 Abs. 1 HRegV).

Die Schweiz zählt 28 Handelsregisterämter: drei im Kanton Wallis, eines für jeden Kanton und Halbkanton.

Die Eintragung hat konkrete Auswirkungen. Sie unterstellt das Unternehmen der Konkursverfolgung (Art. 39 Abs. 1 SchKG). Ein einzelner Gläubiger kann durch einen Antrag das gesamte Vermögen in eine Konkursmasse fallen lassen, also die totale Liquidation der Gesellschaft.

Im Gegenzug ist der Name geschützt, jedoch begrenzt. Bei Einzelunternehmen beschränkt sich der Schutz auf den Standort des Sitzes. Bei AG, GmbH, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften, die den Namen einer Person tragen, gilt er in der ganzen Schweiz. Ein Konflikt mit einer geschützten Marke bleibt möglich; daher lohnt es sich, auch das Markenregister zu prüfen.

Wichtige Statistiken zu den Unternehmensregistern in der Schweiz

Rechtsformen, die der Eintragung im Handelsregister unterliegen

Die UID-Nummer: Eine vom BFS kostenlos zugewiesene Referenz

Die UID-Nummer (UID auf Deutsch) identifiziert ein Unternehmen in der Schweiz. Das Bundesamt für Statistik (BFS) weist sie kostenlos zu. Sie beginnt mit CHE, gefolgt von neun Ziffern, meist im Format CHE-XXX.XXX.XXX. Das Präfix CHE steht für die Schweiz; die Ziffern verraten weder den Kanton, noch die Tätigkeit oder die Rechtsform.

Die Zuweisung erfolgt nach einer Meldung bei einer Behörde, die mit dem UID-System verbunden ist. Die Eintragung im offiziellen UID-Register des BFS ist für Unternehmen kostenlos.

Das UID-Register kann kostenlos nach Unternehmensname oder CHE-Nummer durchsucht werden. Halten Sie den offiziellen Namen und die Gemeinde bereit, insbesondere wenn mehrere Gesellschaften ähnliche Namen tragen. Bei einer selbstständigen Erwerbstätigkeit versuchen Sie auch Ihren persönlichen Namen, falls die Geschäftsbezeichnung nichts ergibt.

Das Profil fasst insbesondere den Namen, die Adresse und Angaben zu den Eintragungen im Handelsregister und zur MWST zusammen. Diese beiden Aspekte werden separat geprüft: Die UID erleichtert die Identifikation, entscheidet aber weder über die rechtliche Situation noch über den steuerlichen Status.

Ein Unternehmen kann eine UID erhalten, ohne im Handelsregister eingetragen zu sein, was bei Selbstständigen häufig vorkommt. Die UID dient als gemeinsame Referenz für die Verwaltungen und erscheint auf Geschäftsdokumenten. Sie stellt an sich weder eine Berufsbewilligung noch eine Solvabilitätsgarantie dar.

UID, MWST-Nummer und innergemeinschaftliche Nummer: Klarheit schaffen

Die schweizerische MWST-Nummer besteht aus der UID-Nummer und dem Zusatz «MWST»; sie hat also das Format CHE-123.456.789 MWST. Der Zusatz kann auf Italienisch (IVA) oder Deutsch (MWST) geschrieben werden; die englische Abkürzung (VAT) ist nicht erlaubt.

Andere Formulierungen kursieren: MwSt.-Nr.: CHE-123.456.789, CHE123456789, CHE123456789MWST (oder IVA), CHE 123 456 789 MWST, oder sogar MwSt.-Nr.: 123.456.789. Ein Empfänger, der eine Rechnung mit anderer Beschriftung erhält, kann die Vorsteuer trotzdem abziehen, wenn die Bedingungen der Artikel 28 bis 33 MWSTG erfüllt sind.

Das Vorhandensein einer UID reicht nicht aus, um die MWST-Pflicht festzustellen. Die UID identifiziert die Einheit; die MWST-Registrierung bestimmt ihren Status im Steuerregister. Bei der Prüfung einer alten Rechnung berücksichtigen Sie die verfügbaren Daten der Steuerpflicht. Begnügen Sie sich nicht mit der CHE-Nummer auf dem Dokument.

Trotz der gängigen Abkürzung UID auf Deutsch hat die schweizerische UID-Nummer nichts mit der im EU-Raum ausgestellten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, auch innergemeinschaftliche USt-IdNr. genannt, zu tun. Diese wird nur für innergemeinschaftliche Leistungen benötigt: Lieferung einer Ware von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen oder Erbringung einer Dienstleistung für einen Empfänger in einem anderen Mitgliedstaat. Damit diese Vorgänge steuerfrei sind, muss der Kunde seinem Lieferanten seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitteilen.

Ein in der Schweiz ansässiges Unternehmen, das keine Leistungen in der EU erbringt, verfügt nicht über eine solche Nummer und benötigt sie auch nicht. EU-Unternehmen können Waren in die Schweiz liefern oder dort Dienstleistungen steuerfrei erbringen, ohne dass ihnen eine Nummer mitgeteilt wird (Art. 146 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006).

Ein Unternehmen konkret prüfen: Die richtige Reihenfolge

Um einen Partner zu kontrollieren oder eine Rechnung zu vervollständigen, gehen Sie von der juristischen Identität aus, bevor Sie den Identifikator betrachten. Suchen Sie die Firma auf Zefix, dem zentralen Index, der die ganze Schweiz abdeckt, oder beim kantonalen Amt des Handelsregisters am Sitz. Die UID-Datenbank des BFS fasst insbesondere den Namen, die Adresse und Angaben zu den Eintragungen im Handelsregister und zur MWST zusammen.

Drei Schritte genügen. Geben Sie zuerst den Namen oder die CHE-Nummer im Feld «Name / UID» des offiziellen Registers des BFS ein. Bei Ihrer eigenen selbstständigen Erwerbstätigkeit versuchen Sie auch Ihren persönlichen Namen, falls die Geschäftsbezeichnung nichts ergibt.

Identifizieren Sie dann das richtige Unternehmen, indem Sie Name, Adresse und Rechtsform vergleichen. Fügen Sie bei Bedarf frühere Firmennamen hinzu oder passen Sie den Filter «Nur aktive» an: Eine Geschäftsbezeichnung kann sich von der eingetragenen Firma unterscheiden.

Lesen Sie schliesslich das Profil. Notieren Sie die UID und prüfen Sie dann separat die Informationen des Handelsregisters und der MWST. Bei einer alten Rechnung berücksichtigen Sie die Daten der Steuerpflicht.

Die Auszüge bleiben für jede Person beim kantonalen Handelsregisteramt kostenlos. Die Statuten sind gegen Gebühr erhältlich. Die Kombination aus offiziellem Namen, Gemeinde und Rechtsform ist der beste Schutz gegen ähnliche Namensvettern.

Praktische Schritte zur Überprüfung eines Unternehmens in der Schweiz

Was diese Register nicht aussagen

Eine UID ist weder eine Betriebsbewilligung noch eine Solvabilitätsgarantie. Die Statuten einer juristischen Person sind nicht frei einsehbar: Sie sind gegen Gebühr erhältlich. Das Handelsregister bescheinigt nicht die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Es zeigt jedoch das Konkursrisiko auf: Die Eintragung unterstellt das Unternehmen der Konkursverfolgung (Art. 39 Abs. 1 SchKG).

Eine eingetragene Gesellschaft, AG oder GmbH, muss gültige Leitungsorgane unterhalten. Artikel 731b des Obligationenrechts (OR) ermöglicht dem Richter, im Falle einer Organisationsmangel einzugreifen, oft auf Anzeige des Handelsregisteramts, eines Aktionärs oder eines Gläubigers hin. Die Massnahmen sind progressiv: Das Gericht gewährt zunächst eine Frist zur Ordnung, kann dann ein Organ von Amtes wegen einsetzen oder die Auflösung gefolgt von der Liquidation aussprechen.

Typische Fälle sind der Rücktritt oder der Tod des einzigen in der Schweiz wohnhaften Verwaltungsratsmitglieds oder Geschäftsführers ohne Ersatz. Hinzu kommt das Fehlen des durch Statuten oder Gesetz vorgeschriebenen Revisionsorgans. Der Verlust des gesetzlichen Domizils am Sitz – beispielsweise nach Kündigung eines Domizilvertrags – gehört ebenfalls dazu. Schliesslich die Entscheidungsblockade, die die Wahl des Verwaltungsrats verhindert.

Konkret setzt das Register eine Frist zur Ernennung eines neuen Geschäftsführers. Ohne Antwort meldet das Amt den Fall dem Gericht. Dieses stellt den Mangel fest und kann eine letzte Frist von 30 Tagen gewähren, bevor es die Auflösung und Liquidation nach den Konkursregeln ausspricht.

Seien Sie schliesslich vorsichtig bei privaten Registern. Neue Unternehmer werden oft von solchen Angeboten kontaktiert. Eine solche Eintragung kostet oft mehr, als sie bringt. Die offiziellen Daten finden sich auf Zefix, in der UID-Datenbank des BFS und im SHAB.

Vorteile und Grenzen der öffentlichen Register in der Schweiz