So wählen Sie Lieferanten in der Romandie aus

Was sich bei der Lieferantenwahl in der Romandie ändert

Die Auswahl eines Lieferanten in der Romandie bedeutet nicht, überall dieselbe Kriterienliste anzuwenden. Eine Werkstatt in Lausanne, ein Lohnfertiger in Porrentruy, ein Händler aus Lyon und ein Hersteller aus Schwaben bringen weder die gleichen Lieferzeiten, noch die gleichen Risiken oder die gleichen Gesamtkosten mit sich. Die Nähe wirkt sich auf drei Ebenen aus: Transport und Pufferbestände, Vor-Ort-Besuche oder Audits sowie die Arbeitssprache. Ein deutschschweizerischer oder grenzüberschreitender Lieferant wird deshalb nicht automatisch ausgeschlossen. Die Sprachfrage ist wie eine technische Frage zu behandeln: Wer verfasst den Vertrag, wer bestätigt eine Eilbestellung, wer bearbeitet eine Reklamation im Störungsfall?

Der rechtliche Rahmen ist vor allem bundesweit geregelt, mit kantonalen Ausprägungen. Das Obligationenrecht (OR) regelt den Abschluss und die Erfüllung von Kauf- oder Werkverträgen. Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) rahmt die Geschäftspraktiken ein. Das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) wird zentral, sobald ein Lieferant Daten von Kunden oder Mitarbeitenden verarbeitet.

Hinzu kommen die MWST, QR-Rechnungen und deren Ausstellungsrichtlinien. Bei grenzüberschreitenden Einkäufen sind der Zollübergang via Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) und die Incoterms zu berücksichtigen. Betriebsbewilligungen und Schwellenwerte für öffentliche Aufträge liegen weitgehend in der Kompetenz der Kantone: Was in Genf gilt, muss im Jura nicht unbedingt gelten.

Gehen Sie schrittweise vor: Definieren Sie den tatsächlichen Bedarf, erfassen Sie die nützlichen Kanäle, prüfen Sie die Existenz und Bonität, vergleichen Sie anhand einer gewichteten Matrix, holen Sie Offerten ein, verhandeln Sie und integrieren und messen Sie anschliessend. Eine generische Liste «guter Kriterien» sagt nichts über die Reihenfolge der Schritte aus oder darüber, was vor der Offertanfrage zu tun ist.

Vom tatsächlichen Bedarf ausgehen, nicht vom Katalog

Bevor Sie jemanden kontaktieren, quantifizieren Sie den Bedarf: Jahresvolumen und saisonale Schwankungen, akzeptable Qualitätstoleranzen, geforderte Lieferzeiten und die Kritikalität der Dienstleistung für Ihr Geschäft. Fügen Sie technische Einschränkungen (Kompatibilität, Normen, Integration in Ihre Systeme), Nachhaltigkeitsanforderungen, die Verarbeitung personenbezogener Daten und das Gesamtbudget einschliesslich Nebenkosten hinzu. Ein schlecht quantifizierter Bedarf verfälscht den Vergleich: Man stellt Offerten gegenüber, die nicht dasselbe betreffen.

Unterscheiden Sie zwischen technischem und funktionalem Lastenheft. Ersteres beschreibt die erwarteten Mittel, letzteres das angestrebte Ergebnis. Der Unterschied ist nicht kosmetisch: Ein funktionales Lastenheft lässt dem Lieferanten die Freiheit, eine unerwartete Lösung vorzuschlagen. Silex erinnert daran am Beispiel der handschriftlichen Notizen: Die funktionale Formulierung öffnet die Tür zu einem digitalen Notizblock, während die technische Formulierung bei Stift und Papier stehen blieb.

Binden Sie die entscheidende Stelle – Produktion, IT, Marketing, Betrieb – in die Formulierung des Bedarfs ein. Der Einkäufer hat eine Doppelrolle: Er muss den Anforderer zufriedenstellen und die Interessen der Organisation wahren. Ohne diesen Austausch kauft man oft eine überdimensionierte Lösung. Zudem entdeckt man zu spät eine Einschränkung, die niemand niedergeschrieben hatte.

Wo suchen: Verzeichnisse, Verbände, Handelskammern und Messen

In der Romandie ist der erste Suchkreis institutionell. Dazu gehören die kantonalen Handels- und Industriekammern, beginnend mit der CCIG in Genf und der CVCI im Kanton Waadt, sowie die Kammern im Wallis, Neuenburg, Jura und Freiburg. Sie führen Unternehmensverzeichnisse, organisieren Treffen und vermitteln Kontakte zu Mitgliedern.

Branchenverbände und -vereinigungen bilden den zweiten Kreis: Sie kennen die tatsächlichen Kapazitäten ihrer Mitglieder und wissen, wer mit wem zusammenarbeitet. Die regionalen und branchenspezifischen Messen sind der dritte Kreis, mit dem Vorteil eines ersten persönlichen Treffens und der Möglichkeit, Produkte vor Ort zu begutachten.

Zur formellen Identifizierung eines Unternehmens sind Zefix (Zentrales Firmenindexregister) und Swissreg (Marken- und Patentregister) die üblichen Ausgangspunkte auf Schweizer Seite. Online-Berufsverzeichnisse ergänzen das Bild, vorausgesetzt, die Informationen werden abgeglichen: Ein Verzeichniseintrag beweist keine Aktivität. Das persönliche Netzwerk wird unterschätzt: Das Befragen von Kollegen, gemeinsamen Kunden oder bereits bekannten Lieferanten liefert oft bessere Auskünfte als eine Suchmaschine.

Die grenzüberschreitende Option verdient eine ernsthafte Prüfung. Laut den von B-Sharpe, Spezialist für Multi-Währungs-Flows, zitierten Zahlen waren die von der Eidgenössischen Zollverwaltung für 2019 erfassten wichtigsten Handelspartner der Schweiz Deutschland, Italien und Frankreich. Konkret stellen diese Länder ein Pool an Lieferanten dar, der geprüft werden sollte. Im Gegenzug sind Fragen der Sprache, Zeitzone, Währung und Zollformalitäten bereits bei der Auswahl – und nicht erst nach der Unterzeichnung – zu integrieren.

Schlüsseldaten zu öffentlichen Aufträgen und grenzüberschreitenden Lieferanten

Vorteile und Risiken der Wahl eines grenzüberschreitenden Lieferanten

Existenz, Bonität und Bewilligungen vor der Offertanfrage prüfen

Auf Schweizer Seite beginnt die Prüfung mit dem Handelsregisterauszug, der insbesondere über Zefix zugänglich ist: Rechtsform, exakte Firma, Sitz, Organe, Kapital und Registereintrag. Fordern Sie anschliessend einen Auszug aus dem Betreibungsregister an. Er zeigt laufende Betreibungen oder Pfändungen auf, ein Signal, dass der niedrigste Preis dies niemals kompensiert.

Ergänzen Sie dies mit der UID-Nummer und der MWST-Registrierung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Fügen Sie die Haftpflichtversicherungsbestätigung mit den gedeckten Summen, relevante Branchenzertifizierungen und, falls die Tätigkeit dies erfordert, die kantonale Betriebsbewilligung hinzu.

Die finanzielle Gesundheit zählt zu den Basiskriterien. Bpifrance stuft sie als zweitwichtigstes Auswahlkriterium ein. Es empfiehlt, das eigene Netzwerk zu befragen, bestehende Kunden des Lieferanten zu kontaktieren oder legale Informationsquellen zu konsultieren – in Frankreich beispielsweise Infogreffe oder Altares. B-Sharpe nennt vier Punkte, die vor jeder Verpflichtung im Ausland zu prüfen sind: der geografische Standort, das Preis-Leistungs-Verhältnis, die Zahlungsbedingungen und Lieferzeiten sowie die Zuverlässigkeit und Bonität des Partners.

Für einen ausserhalb der Schweiz ansässigen Lieferant verlängert sich die Liste. Fügen Sie die Importbedingungen bei der EZV, die Behandlung der Einfuhr-MWST, den gewählten Incoterm, eine eventuelle Niederlassung oder Vertretung in der Schweiz, das anwendbare Recht und den Gerichtsstand im Streitfall hinzu. Prüfen Sie auch, wer den Vertrag tatsächlich unterzeichnet. Eine Schweizer Tochtergesellschaft, die ausländische Muttergesellschaft oder ein Handelsvertreter bieten nicht die gleichen Garantien.

Vorprüfungen vor der Offertanfrage

Gesamtpreis, Qualität, Zuverlässigkeit, Reaktionsfähigkeit: Eine gewichtete Matrix erstellen

Der ausgewiesene Preis ist nur eine Zeile der totalen Anschaffungskosten. Fügen Sie Transport, Verpackung und Konditionierung, Zölle und Einfuhr-MWST, Lagerkosten, Kosten für die Konformitätsanpassung und gegebenenfalls Wechselkurskosten hinzu.

Bpifrance empfiehlt, die minimalen Bestellmengen und Lagerbestände präzise zu identifizieren. Beaboss lädt dazu ein, die totalen Anschaffungskosten einschliesslich Nebenkosten zu analysieren. Ein Rabatt oder Nachlass ist nur unter diesem Gesichtspunkt zu bewerten.

Über den Preis hinaus deckt eine nützliche Matrix die Qualität und die Konformität mit Branchennormen ab. Sie integriert die Zuverlässigkeit und Reaktionsfähigkeit des Lieferanten: Einhaltung von Fristen, Mengen und Qualität, Anpassungs- und Innovationsfähigkeit. Fügen Sie die verbundenen Dienstleistungen hinzu (Kundendienst, technische Unterstützung, Reparaturen), den Ruf und überprüfbare Referenzen.

Beaboss schlägt konkrete Mittel vor: Eine detaillierte und personalisierte Offerte anfordern, Muster oder Referenzen früherer Kunden verlangen, Zertifizierungen und Labels prüfen. Besuchen Sie den Produktionsstandort, messen Sie die Servicequote und die Streitquote.

Zwei Punkte werden oft vergessen. Erstens die Anzahl der versteckten Zwischenhändler zwischen der Fabrik und Ihnen: Jede Ebene fügt Kosten, Zeit und Unklarheit in Bezug auf die Verantwortung hinzu.

Zweitens die ethische Übereinstimmung. Bpifrance lädt dazu ein, die Kohärenz des Verhaltenskodex des Lieferanten mit Ihren eigenen Werten zu prüfen: Achtung der Menschenrechte und des Arbeitsrechts, Nichtdiskriminierung, Umwelt, Gesundheit und Sicherheit, Korruptionsbekämpfung, Vertraulichkeit und Datensicherheit. Eine Abweichung in diesen Bereichen schafft ein Reputationsrisiko und ein rechtliches Risiko, das im Einkaufspreis unsichtbar ist.

Die Gewichtung wird vor dem Erhalt der Angebote festgelegt, nicht danach. Jedes Kriterium erhält ein Gewicht, jeder Lieferant eine Note, und die Entscheidung fällt aufgrund der Gesamtsumme. So wird vermieden, dass das schmeichelhafteste, zuletzt eingegangene Angebot die gesamte Analyse diskret umorientiert.

Wettbewerb schaffen ohne unnötige Bürokratie

Selbst bei einem modesten Einkauf bleibt das Einholen mehrerer Offerten ein Hebel für die Performance. Es zwingt zur Präzisierung des Bedarfs und gibt eine Marktreferenz. Bei grösseren Einkäufen spart eine strukturierte Informationsanfrage (RFI), gefolgt von einer Preisanfrage (RFQ), Zeit.

Fordern Sie Muster an, besuchen Sie die Standorte, wenn möglich, testen Sie in einem begrenzten Umfang und rufen Sie zwei oder drei Referenzen an. Bewerten Sie jeden Kandidaten anhand derselben Matrix, ohne Ausnahme: Nur so lassen sich vergleichbare Dinge vergleichen.

Wenn Sie eine Gemeinde, ein interkommunaler Verband oder eine subventionierte Einheit sind, ist die Wettbewerbsausschreibung nicht mehr nur eine gute Praxis. Sie wird für bestimmte Verfahren zur Pflicht, wobei die anwendbaren Regeln vom Bundesrecht und den kantonalen Vorschriften abhängen. Silex erinnert daran, dass im öffentlichen Beschaffungswesen das Sourcing und die Wettbewerbsausschreibung encouraged werden, um erfolglose Aufträge zu vermeiden, und für bestimmte Verfahren obligatorisch sind. Informieren Sie sich, bevor Sie Ihre Konsultationen starten: Das nachträgliche Wiederherstellen eines Verfahrens kostet viel mehr, als es von Anfang an korrekt zu rahmen.

Das Prinzip der Verhältnismässigkeit muss die Anstrengung leiten: Umfang und Formalismus müssen dem Betrag, der Kritikalität und dem Abhängigkeitsrisiko entsprechen. Drei gut gerahmte Offerten sind besser als zehn schlampige Anfragen.

Schweizerisch verhandeln: Fristen, QR-Rechnungen, Währungen und Strafen

Ein Liefervertrag wird an mehreren Fronten verhandelt: Preis und Anpassungsbedingungen, Dauer und Kündigungsmodalitäten, Garantien und Garantiefristen, Zahlungsfristen und Skonto bei Vorauszahlung. Präzisieren Sie die Folgen der Verspätung (im OR vorgesehener Verzugszins, allenfalls konventionelle Penalen), die Vertraulichkeit, den Datenschutz und den Umgang mit Daten bei Vertragsende. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Lieferanten sind nicht neutral: Lesen Sie sie, notieren Sie unausgewogene Klauseln und schlagen Sie Gegenleistungen vor.

Die Zahlungsdimension verdient eine eigene Prüfung. Schweizer QR-Rechnungen basieren auf präzisen Regeln (QR-IBAN, Referenz), und ein ausländischer Lieferant wird sie nicht auf die gleiche Weise ausstellen. Auf Bankseite darf sich der Vergleich nicht auf die Kontoführungsgebühren beschränken: Beschreiben Sie einen normalen Aktivitätsmonat (Kundenrechnungen, Lieferantenzahlungen, Löhne, Karten, Währungen) und vergleichen Sie die realen Jahreskosten.

Prüfen Sie die Unterstützung von QR-Rechnungen, Sammelzahlungen und strukturierten Austauschen mit Ihrer Buchhaltung, wie etwa camt.-Berichte. Kontrollieren Sie auch die Rollentrennung zwischen Vorbereitung und Validierung von Zahlungen: Die Vier-Augen-Prinzip-Validierung ist besonders bei hohen Beträgen nützlich. Als Richtwert deckt die Einlagensicherung eligible Einlagen bis zu 100'000 CHF pro Kunde und Bank; diese Deckung schützt Ihre Liquidität, nicht Ihren Lieferanten.

Wenn der Lieferant in Fremdwährung fakturiert, behandeln Sie das Thema explizit: Fakturawährung, Mechanismus zur Absicherung des Wechselkursrisikos, Bankgebühren für Empfang und Versand und eventuelle Teilung der Wechselkurskosten. Fügen Sie den gewählten Incoterm, die Aufteilung der Zölle und der Einfuhr-MWST sowie die für die Zollabfertigung verantwortliche Person hinzu. Eine Preisklausel ohne Währungsklausel kann teurer kommen als der erhaltene Rabatt.

Strom und Gas: Der Fall der Grossverbraucher im freien Markt

Der Energieeinkauf verdient eine gesonderte Behandlung: Er kombiniert einen regulatorischen Schwellenwert, eine langfristige Bindung und eine Exposition gegenüber den Grosshandelsmärkten. Laut Romande Energie können Unternehmen, die mehr als 100'000 kWh pro Jahr und pro Standort verbrauchen, seit 2009 den regulierten Markt verlassen. Dies ist der Fall, wenn die jährliche Stromrechnung 25'000 CHF übersteigt; dann verhandeln sie ihre Bedingungen im freien Markt. Vorsicht vor dem Reflex: Der freie Markt ist nicht automatisch vorteilhafter. Und die Entscheidung ist kaum reversibel: Sobald der Übergang vollzogen ist, kann man grundsätzlich nicht mehr zum regulierten Markt zurückkehren.

Nicht alle Profile eignen sich gleichermassen dafür. Romande Energie empfiehlt den Wechsel in den freien Markt, wenn der Verbrauch stabil ist. Das Unternehmen muss seine Risikotoleranz kennen und seine Kosten- und Energieziele definiert haben.

Dieselbe Quelle betont, dass der Zeitpunkt der Unterzeichnung entscheidend ist, da die Preise sich schnell entwickeln, und dass die Vertragsdauer angepasst werden kann, von 1 bis 4 Jahren. Der freie Markt eröffnet auch die Möglichkeit, erneuerbaren Strom durch den Kauf von Herkunftsnachweisen (HKN) zu integrieren, die die Herkunft des Stroms zertifizieren – zum Beispiel Schweizer Wasserkraft.

Die institutionelle Landschaft umfasst mehrere Akteure: den lokalen Netzbetreiber und den Lieferanten, aber auch die Eidgenössische Elektrizitätskommission (ElCom), die Wettbewerbskommission (WEKO), den Preisüberwacher und, auf Verbraucherseite, die FRC.

Beim Gas hat die FRC einen Kampf um die Liberalisierung dokumentiert. Eine Entscheidung der WEKO bezüglich zwei deutschschweizerischer Lieferanten hat die Branchenkonvention von 2012 in Frage gestellt, die die Liberalisierung auf Grosskunden beschränkte. Der Bundesrat hatte damals die Konsultation zum zukünftigen Gasversorgungsgesetz abgeschlossen.

Der Preisüberwacher sah darin eine «mehr als fragwürdige» partielle Liberalisierung, die «als Instrument zur Marktliberalisierung zu spät kommt». Die FRC erinnert auch daran, dass in liberalisierten Märkten aggressives Akquisieren ein dokumentiertes Risiko ist, und zitiert dabei die in Frankreich von UFC-Que Choisir festgestellten Praktiken. Diese Daten stammen aus dem Jahr 2021 und der Rahmen entwickelt sich weiter: Prüfen Sie den aktuellen Rechtsstand, bevor Sie sich engagieren.

Entwicklung des regulatorischen Rahmens der Energie in der Schweiz

Nach der Unterzeichnung: Integrieren, messen, diversifizieren

Die Unterzeichnung markiert nicht das Ende des Prozesses. Planen Sie ein Onboarding: Wer bestellt, wer validiert, welche Dokumente zirkulieren, welche Fristen gelten, wen man im Notfall kontaktiert. Wenn die Dienstleistung kritisch ist, starten Sie mit einem Pilotprojekt in einem begrenzten Umfang mit schriftlichen Erfolgskriterien, bevor Sie das gesamte Volumen umstellen.

Messen Sie anschliessend, was zählt: Servicequote, Streitquote, Einhaltung der Fristen, Qualität, Reaktionsfähigkeit des Kundendienstes, reale Kosten pro gelieferter Einheit. Beaboss schlägt genau vor, die Servicequote und die Streitquote zu messen und die Bestände sowie die logistischen Mittel des Lieferanten zu prüfen. Führen Sie eine regelmässige Überprüfung durch – vierteljährlich bei einem kritischen Lieferanten – und behandeln Sie Abweichungen, sobald sie auftreten, nicht bei Vertragsablauf.

Vermeiden Sie schliesslich die Abhängigkeit. Entreprendre.ch empfiehlt explizit, seine Lieferanten zu diversifizieren. B-Sharpe hebt den Vorteil hervor, ständig zu prospectieren, um in Verhandlungen Gewicht zu haben und nicht von einem einzigen Partner abhängig zu sein. Halten Sie für jede kritische Referenz eine identifizierte Rückfalllösung bereit, auch wenn Sie sie nie aktivieren: Sie gibt Ihnen Spielraum, wenn ein Lieferant seine Preise erhöht oder in Schwierigkeiten gerät.

Finale Checkliste und zu vermeidende Fallen

Vor der Unterzeichnung prüfen Sie: Handelsregisterauszug und Eintragung in Zefix; Auszug aus dem Betreibungsregister; UID-Nummer und MWST-Registrierung; Haftpflichtversicherungsbestätigung und gedeckte Summen; notwendige Zertifizierungen und kantonale Bewilligungen.

Im Ausland kontrollieren Sie die Importbedingungen bei der EZV, die Behandlung der Einfuhr-MWST, den gewählten Incoterm und die eventuelle Vertretung in der Schweiz. Prüfen Sie die Klauseln zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz gemäss DSG. Schliessen Sie mit den Fakturierungsmodalitäten ab, einschliesslich QR-Rechnungen und QR-IBAN, falls Sie selbst fakturieren, der Fakturawährung und der Behandlung des Wechselkursrisikos.

Die häufigsten Fehler wiederholen sich von Dossier zu Dossier. Billig kaufen unter Ignorierung der Gesamtkosten – Transport, Verpackung, Zoll, Lagerung, Wechselkurs – bedeutet oft, über das Jahr hinweg mehr zu bezahlen. Das Ignorieren des Wechselkursrisikos bei einem in Euro oder Dollar denominierten Vertrag verwandelt eine Marge in einen Verlust. Einen zu langen Vertrag abzuschliessen, beraubt jeglicher Neuverhandlungsfähigkeit.

Sich ohne Auszug aus dem Betreibungsregister zu engagieren, bedeutet, auf das einzige leicht zugängliche Bonitätssignal zu verzichten. Aggressivem Akquisieren nachzugeben – das die FRC als dokumentiertes Risiko in liberalisierten Märkten identifiziert – setzt Bedingungen aus, die man nicht wirklich verglichen hat.

Eine letzte einfache Regel: Was nicht geschrieben steht, existiert nicht. Fristen, erwartete Qualität, Folgen der Verspätung, Umgang mit Daten, Reklamationsverfahren, Kündigungsbedingungen – all dies muss im Vertrag oder in einer unterzeichneten Anlage stehen. Der Rest ist ein Gespräch, und ein Gespräch überlebt keinen Wechsel des Ansprechpartners.