So wählen Sie Lieferanten in der Romandie aus

Bedarf klären und Gesamtkosten berechnen, bevor Sie vergleichen

Bevor Sie eine Offerte anfordern, halten Sie schriftlich fest, was Sie kaufen. Präzisieren Sie die genaue Art der Dienstleistung oder des Produkts, die Mengen und Frequenzen sowie den Lieferort und die Liefermodalitäten.

Fügen Sie die gewünschten Fristen, das erwartete Serviceniveau (Antwortzeit, Verfügbarkeit, Ersatz bei Ausfall), die Kontaktsprachen und die zuständige Ansprechperson beim Lieferanten hinzu.

Dieses Pflichtenheft, auch wenn es kurz ist, dient als Vergleichsbasis. Ohne dieses Dokument beantwortet jedes Angebot eine andere Frage, und die Preise sind nicht mehr vergleichbar.

Der ausgewiesene Preis stellt nur einen Teil der Rechnung dar.

Für eine KMU in der Romandie umfasst die Gesamtkostenrechnung im Allgemeinen den Kaufpreis, Lieferung und Verpackung, die Mehrwertsteuer, Zollgebühren und Abfertigungskosten im Falle einer Einfuhr, die Inbetriebnahme, die Wartung und die Verschleissteile.

Sie beinhaltet auch die Verbrauchsmaterialien, die Schulung des Personals und die interne Zeit, die für die Integration und Nachbetreuung aufgewendet wird.

Ein pro Einheit günstigerer Lieferant kann über zwei oder drei Jahre teurer werden, wenn Wartung, Reisen oder Serviceunterbrechungen stark ins Gewicht fallen.

Übersetzen Sie diese Kriterien anschliessend in eine gewichtete Matrix. Jedes Kriterium erhält ein Gewicht entsprechend seiner Bedeutung für Ihre Tätigkeit; jedes Angebot wird dann Kriterium für Kriterium bewertet.

Legen Sie die Gewichtung fest, bevor Sie die Namen der Lieferanten kennen. Andernfalls passt sie sich unbewusst dem Angebot an, das Sie bevorzugen.

Lassen Sie die Matrix von der Person validieren, die das Produkt oder die Dienstleistung tatsächlich nutzt, und nicht nur vom Einkäufer.

Identität und rechtliche Existenz des Lieferanten prüfen

Das SECO erinnert daran: Art. 3 Abs. 1 Bst. s des Bundesgesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG; SR 241) gilt für jeden, der Waren, Werke oder Leistungen auf elektronischem Wege anbietet. Dieser Verkäufer muss seine Identität und seine Kontaktadresse, einschliesslich der elektronischen Adresse, klar und vollständig angeben.

Er muss auch die technischen Schritte beschreiben, die zum Abschluss des Vertrags führen, Werkzeuge bereitstellen, die es ermöglichen, Eingabefehler vor dem Absenden der Bestellung zu erkennen und zu korrigieren, und die Bestellung unverzüglich per E-Mail bestätigen. Das Fehlen dieser Angaben – insbesondere der Identität des Verkäufers – ist ein Warnsignal.

Das SECO betont zudem, dass eine Website mit der Endung «.ch» nicht garantiert, dass der Verkäufer schweizerisch ist.

Prüfen Sie die Firma und die Eintragung im Handelsregister. Konsultieren Sie Bewertungen auf unabhängigen Plattformen. Seien Sie vorsichtig beim Dropshipping: Der Wiederverkäufer hält keinen Lagerbestand und fügt dem Produkt keinen Mehrwert hinzu.

Online-Shops, die bestimmte Sicherheitskriterien erfüllen, können das Gütesiegel des Handelsverbands .swiss oder das von Trusted Shops tragen. Bevorzugen Sie Lieferanten, die eines dieser Zertifikate ausweisen.

Für schweizerische Lieferanten empfiehlt das SECO zu prüfen, ob die Gesellschaft im schweizerischen Handelsregister eingetragen ist. Eine Postfachadresse, eine nicht zuordenbare Telefonnummer oder eine Website ohne Impressum sollten Sie veranlassen, vor jeder grösseren Bestellung Dokumente anzufordern.

Finanzielle Solidität und Lieferfähigkeit in der Romandie bewerten

Über die rechtliche Existenz hinaus prüfen Sie das Alter des Unternehmens, die Kontinuität seiner Tätigkeiten, die Entwicklung der Mitarbeiterzahl und seine Referenzen.

Bei bedeutenden Beträgen gibt ein aktueller Betreibungsauszug Aufschluss über die Zahlungsdisziplin. Er ist beim Betreibungsamt am Wohnsitz des Lieferanten erhältlich.

Verlangen Sie auch die Haftpflichtversicherungsbestätigungen und, falls Ihre Tätigkeit dies erfordert, die Branchenzertifikate und die Versicherungen im Zusammenhang mit Arbeiten vor Ort.

Denken Sie an die Abhängigkeit: Ein Lieferant, der den Grossteil seines Umsatzes mit einem einzigen Kunden tätigt oder nur über einen Produktionsstandort verfügt, birgt ein Risiko für Unterbrechungen.

Bewerten Sie auch seine tatsächliche logistische Kapazität in Ihre Region: Abdeckung der Kantone Waadt, Genf, Freiburg, Neuenburg, Wallis, Jura und des bernischen Juras, Häufigkeit der Touren.

Prüfen Sie die angekündigten Fristen für Reparaturen und die Präsenz eines Technikers oder Lagers in der Romandie, statt sich auf einen einfachen Kundendienst im Ausland zu verlassen.

Verlangen Sie zwei oder drei Referenzen von Kunden, die mit Ihren vergleichbar sind – gleiche Unternehmensgrösse, gleiche Branche – und telefonieren Sie mit ihnen.

Eine Referenz beschränkt sich nicht auf die allgemeine Zufriedenheit: Erkundigen Sie sich nach der Einhaltung der Fristen, der Reaktionsfähigkeit bei Problemen, der Qualität der Rechnungsstellung und der Art und Weise, wie der Lieferant Meinungsverschiedenheiten handhabt.

Angebote mit einer an den romandischen Markt angepassten Matrix vergleichen

Stellen Sie die Angebote parallel anhand homogener Kriterien gegenüber: Preis und Preisaufschlüsselung, Liefer- und Inbetriebnahmefristen, geografische Nähe des Supports, Arbeitssprachen.

Fügen Sie den Kundendienst und Ersatzteile, Rückgabe- und Garantiebedingungen, die Behandlung der Mehrwertsteuer, versteckte Kosten (Bearbeitungsgebühren, Verpackung, Reisekosten, wiederkehrende Lizenzgebühren) und das im Streitfall anwendbare Recht hinzu.

Das SECO lädt Online-Käufer ausdrücklich dazu ein, die allgemeinen Geschäftsbedingungen bezüglich Lieferung, Rückerstattung, Rückgabe und Garantie zu prüfen. Untersuchen Sie auch die Datenschutzrichtlinie und das eventuelle Vorhandensein versteckter Kosten.

Seien Sie misstrauisch gegenüber der Präsentation der Angebote: Ein Lieferant, der einen Preis ohne Steuern, ohne Lieferung oder ohne Inbetriebnahme ankündigt, erschwert den Vergleich.

Führen Sie alle Angebote auf dieselbe Basis zurück – gleiche Dauer, gleicher Umfang, gleiche Mengen – und notieren Sie schriftlich die Punkte, die unklar geblieben sind und vor der Unterzeichnung geklärt werden müssen.

Branchenkasten: Bei Immobiliendienstleistern ist die Logik identisch.

Im Kanton Waadt wird eine Schätzung für einen Verkauf oder Kauf, eine Erbteilung, eine Scheidung, eine Steuerschätzung, eine Vermögensbewertung oder eine Bankfinanzierung verlangt.

Sie dient auch für einen Zwangsverkauf, einen Rechtsstreit, eine Rentabilitätsberechnung eines Projekts oder die Begründung eines Baurechts.

Bei einem romandischen Immobiliendienstleister umfasst der vorgestellte Ansatz insbesondere einen Auftrag mit einem Experten und eine Kontaktaufnahme, die es ermöglicht, Basisinformationen wie die Adresse der Liegenschaft oder die Parzellennummer zu sammeln.

Vergleichen Sie also nicht nur den Preis, sondern den Umfang des Mandats, die angewandten Methoden, die Fristen für die Zustellung des Berichts und die Möglichkeit, das Ergebnis gegenüber Dritten (Bank, Steuerbehörde, Gericht) zu verteidigen.

Vergleich der wesentlichen Kriterien bei der Wahl eines romandischen Lieferanten

Den richtigen Vertrag wählen und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen lesen

Laut WEKA ist die korrekte Qualifizierung des Dienstleistungsvertrags entscheidend. Die Unterscheidung zwischen Auftrag, bei dem der Dienstleister Sorgfalt schuldet, und Werkvertrag, bei dem er ein Resultat schuldet, bestimmt insbesondere die Kündigungsrechte.

WEKA erinnert auch daran, dass ein Subordinationsverhältnis einen Dienstleistungsvertrag in einen Arbeitsvertrag verwandelt, auch wenn der Vertrag anders benannt ist. Ein Fehler bei der Klassifizierung kann zu finanziellen Sanktionen und komplexen Rechtsstreitigkeiten führen.

Wenn Sie eine Person unter Anleitung, mit Arbeitszeiten und Anweisungen arbeiten lassen, besteht das Risiko einer Umqualifizierung.

Auf internationaler Ebene stellt WEKA fest, dass das anwendbare Recht oft vom gewöhnlichen Aufenthalt des Verbrauchers oder des charakteristischen Leistungserbringers abhängt. Einige Verträge unterliegen dem Recht des Staates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, wenn der Lieferant dort die Bestellung angenommen hat.

Für eine romandische KMU, die im Ausland einkauft, bedeutet dies, dass die Klausel zum anwendbaren Recht und zum Gerichtsstand gelesen werden muss, und nicht nur der Preis.

Gehen Sie die Punkte durch, die im Konfliktfall teuer werden: Dauer und Kündigungsbedingungen, Kündigungsfrist, Gerichtsstand.

Prüfen Sie auch die Garantie und die Garantiefristen, die Serviceniveaus (SLA) und Strafen, die Haftungsgrenzen, das geistige Eigentum, die Vertraulichkeit und den Umgang mit Daten am Ende des Vertrags.

Formal kennt das schweizerische Recht die einfache Schriftform. Ihre Funktion besteht darin, als Beweis zu dienen und die schwächere Vertragspartei zu schützen, wie SwissSign festhält.

Konformität, Sicherheit und Datenschutz kontrollieren

Prüfen Sie die Konformität des Lieferanten im Bereich des Datenschutzes. Präzisieren Sie, welche personenbezogenen Daten für Sie verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind und wer Zugriff darauf hat.

Erkundigen Sie sich, welche Sicherheitsmassnahmen angewendet werden und was am Ende des Vertrags mit den Daten geschieht. Wenn der Lieferant auf Unterauftragnehmer oder im Ausland gehostete Dienste zurückgreift, verlangen Sie die Liste der Unterauftragnehmer und die entsprechenden Datenflüsse.

Je nach Ihrer Branche kommen weitere Anforderungen hinzu: Branchennormen und Bewilligungen, Arbeitsschutzvorschriften, obligatorische Versicherungen, Umwelt- oder Nachhaltigkeitsanforderungen, Einhaltung internationaler Sanktionen.

Stellen Sie die Frage schriftlich, statt anzunehmen, dass der Lieferant informiert ist.

Im Falle einer Einfuhr planen Sie die Zollformalitäten und die Einfuhrmehrwertsteuer sowie die eventuellen Zölle je nach Ware und Herkunftsland ein. Diese Kosten müssen in Ihrer Gesamtkostenrechnung enthalten sein.

Präzisieren Sie, wer, der Lieferant oder Sie, die Anmeldung erstellt, die Abfertigungskosten übernimmt und für Verzögerungen beim Zoll haftet.

Die Beziehung testen und dann mit Indikatoren steuern

Bevor Sie sich auf das gesamte Volumen festlegen, bestellen Sie eine Probe oder starten Sie ein Pilotprojekt mit begrenztem Umfang, mit schriftlichen Zielen und einer definierten Dauer.

Der Pilot dient dazu, die tatsächlichen Fristen, die Qualität, die Reaktionsfähigkeit des Supports und die Qualität der Rechnungsstellung zu testen, und nicht nur die Konformität des gelieferten Produkts.

Definieren Sie anschliessend einige einfache und nachverfolgbare Indikatoren: Liefertreuequote, Fehler- oder Nachbearbeitungsquote, durchschnittliche Antwort- und Lösungszeit, tatsächliche Kosten pro Einheit oder Dienstleistung, Anzahl der Rechnungsstreitigkeiten.

Ein kurzes Dashboard, das in regelmässigen Abständen überprüft wird, ist besser als ein umfassender Bericht, der nie gelesen wird. Planen Sie auch eine formelle jährliche Überprüfung mit dem Lieferanten ein.

Antizipieren Sie die Kontinuität und den Ausstieg von Anfang an: Was passiert, wenn der Lieferant verschwindet, den Eigentümer wechselt oder seine Preise abrupt erhöht? Gibt es einen zweiten qualifizierten Lieferanten, einen Pufferbestand, eine Dokumentation und Daten, die in einem nutzbaren Format wiederhergestellt werden können?

Die Bewertungsmatrix muss explizit eine Ausstiegsklausel, eine ausreichende Kündigungsfrist und die Bedingungen für die Übertragung der Daten und des Materials erwähnen. Dies verhindert eine unfreiwillige Abhängigkeit.

Schlüsselindikatoren zur Bewertung eines Lieferanten in der Romandie

Wo man Lieferanten in der Romandie beschafft und prüft

Beginnen Sie mit den öffentlichen Quellen. Die Seiten des SECO zum Einkauf und Vertragsabschluss detaillieren die Pflichten des Online-Verkäufer. Das schweizerische Handelsregister gibt die Identität der Unternehmen preis; die offiziellen Websites der Kantone – wie die des Staates Waadt – liefern ihre offiziellen und administrativen Informationen.

Die Betreibungsämter stellen die entsprechenden Auszüge aus.

Um Lieferanten zu finden und zu qualifizieren, stützen Sie sich auf die Dachorganisationen und die romandischen Handelskammern. Dazu gehören die Waadtländer Handels- und Industriekammer, die Handels-, Industrie- und Dienstleistungskammer Genf, der Verband der romandischen Unternehmen und die kantonalen Kammern. Fügen Sie Fachmessen und Portale für öffentliche Ausschreibungen hinzu.

Für Bau und Renovierung wenden Sie denselben Ansatz an: Vergleichen Sie den Umfang des Mandats, die angekündigten Methoden und die Referenzen der Beauftragten. Gütesiegel und auf unabhängigen Plattformen veröffentlichte Bewertungen ergänzen das Bild nützlich, vorausgesetzt, man prüft, wer sie ausstellt.

Umsetzbare Checkliste: (1) Pflichtenheft und Matrix der gewichteten Kriterien verfassen; (2) Gesamtkosten berechnen, einschliesslich Zoll und Einfuhrmehrwertsteuer; (3) Identität und Eintragung im schweizerischen Handelsregister prüfen; (4) Die gemäss Art. 3 Abs. 1 Bst. s UWG erforderlichen gesetzlichen Angaben und das Vorhandensein anerkannter Siegel kontrollieren.

(5) Einen Betreibungsauszug, Versicherungsbestätigungen und zwei oder drei Referenzen anfordern; (6) Allgemeine Geschäftsbedingungen lesen (anwendbares Recht, Gerichtsstand, Kündigung, Garantie, SLA, Strafen).

(7) Datenschutz und branchenspezifische Pflichten behandeln; (8) Pilot starten, Indikatoren festlegen, jährliche Überprüfung und Ausstiegsklausel vereinbaren.